¿Qué es un equipo extendido?

Hay personas en las que el manager se apoya para poder gestionar su trabajo. Si bien la responsabilidad seguirá siendo suya, puede y debe contar con un grupo que le permita delegar sistemática y efectivamente. ¿Cómo lograrlo?

Me animo a afirmar que varios de nosotros confundimos responsabilidad con “tener que hacer”, cuando empezamos a dar nuestros primeros pasos como ejecutivos. Si bien la responsabilidad inherentemente acarrea tener que hacer algo (sea cual fuera, algo nos demandará), no siempre significa que seamos nosotros mismos los que tenemos que ejecutar las acciones pertinentes. Es decir, seguimos siendo responsables, pero tenemos la potestad de delegar la autoridad en otros para que accionen en nuestro nombre y el de la compañía.

Dependiendo del tipo de organización, se puede ser un ejecutivo al que le reportan otros gerentes, jefes de equipo o empleados sin responsabilidades jerárquicas sobre otras personas.

¿Qué es el equipo extendido?

Se utiliza el término "equipo extendido" para identificar a aquellas personas y roles que funcionan como prolongación de un manager o ejecutivo, en términos de autoridad operativa y ejecutiva. En otras palabras, son las personas en las que el manager se apoya para poder gestionar sus equipos de trabajo.

Es normal ver estructuras de equipos extendidos importantes cuando un solo gerente tiene un equipo conformado por muchos integrantes (decenas o -incluso- centenas de personal a cargo).

Tomemos como ejemplo una compañía donde los Jefes de Gestión de Proveedores y los de Distribución le reportan al Director de Abastecimiento y Logística. Si bien las relaciones con todo proveedor serán responsabilidad de dicho Director, todos saben que quien se encarga de esa tarea es el Jefe. 

Pero el equipo extendido no se limita solamente a la responsabilidad operativa, también se prolonga la responsabilidad sobre los recursos humanos. Esto último se da especialmente en casos donde un gerente tiene grandes volúmenes de empleados (100 o más), y delega en los mandos medios la gestión de esas personas.

Este tipo de gestión de recursos humanos puede variar de una empresa a otra, dependiendo de la cultura de la compañía, pero se pueden destacar tres funciones:

- Ser el encargado de re-transmitir la comunicación institucional a los empleados (cualquier notificación que la compañía quiera asegurar que le llegue a toda la población).

- Ser el punto de contacto ante consultas sobre procesos corporativos (aumento salarial, reintegro de gastos, acceso a beneficios, proceso de compras, etc.) para los empleados que le reportan.

- Ser el evaluador del desempeño y seguimiento de objetivos del equipo y proveer feedback en base a lo evaluado y detectado.
 

Algunas consideraciones

Tener mandos medios que reporten no significa tener un equipo extendido. Para poder considerar que una gestión funciona sistémicamente hay que trabajar en ello. No quiero caer en el cliché de hablar sobre comunicación efectiva, trabajo en equipo y networking, pero son exactamente esas tres habilidades (quizás alguna más también) las que van a hacer que los mandos medios se conviertan en un verdadero equipo extendido.

La parte más laboriosa le toca al responsable del equipo y principal interesado en que los reportes directos funcionen. Con leer sobre comunicación, trabajo en equipo y juntarse a tomar un café cada tanto no alcanza, es necesario profundizar realmente para lograr la alineación deseada.

Por otra parte, el equipo extendido no es un conglomerado de clones del responsable, aunque éste así lo quiera (al menos inconscientemente). Cuando delegamos, solemos tener claro cuál es el objetivo, el resultado final que esperamos. Lo que también solemos tener claro es cómo queremos que se llegue hasta ese punto. ¿Cómo? ¡Fácil! ¡Exactamente como nosotros lo haríamos! Pensar, actuar y esperar esto sólo va a generar clones, y eso no es un equipo extendido.

Para poder nutrirse de esta experiencia es necesario aprovechar las diferencias de los perfiles y buscar la complementación para que 1 + 1 sea mucho más que 2.

Fuente: Por Rodrigo Nasif Salum, para Materiabiz.com