La importancia de implantar el housekeeping en una empresa

Seguramente en nuestras casas mantenemos un orden, limpieza, organización, le dedicamos tiempo para depurar lo que ya no ocupemos, los utensilios de cocina y herramientas se encuentran ubicados en lugares específicos, creando un ambiente de confort y seguridad donde nos permite estar a gusto.

La idea de implantar el housekeeping en una empresa, nace precisamente de trasladar los buenos hábitos que tenemos en el hogar a la empresa y donde todo mundo debe participar para tener unas oficinas, almacenes y plantas productivas en perfecto estado.

El desarrollo del housekeeping tiene su origen en Japón con la metodología de las 5´S, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, los cuales son principios básicos de orden y limpieza que aplican los japoneses para mantener un ambiente laboral en las mejores condiciones posibles a través de una mejora continua en los hábitos de los empleados.

Para efectos de las compañías de occidente le han llamado housekeeping a esta filosofía japonesa y también han buscado sus equivalentes en inglés para cada parte del proceso de implementación y que consiste en lo siguiente:

1. Separar lo que sirve de lo que no sirve (Seiri-Sort)

Lo primero que tenemos que hacer es dejar a la mano las cosas que realmente vamos a utilizar, por ejemplo, en una oficina tenemos infinidad de carpetas que seguramente están ocupando un lugar donde podríamos dejar cosas más importantes, deberíamos seleccionar tal vez las del año anterior y las del año corriente y las demás enviarlas al archivo muerto.

El archivo muerto es otro ejemplo de que existen cosas que ocupan espacios en la bodega que ya no deberían estar ahí, por ejemplo, en el caso de las cajas de contabilidad sería necesario separar aquellas cajas con el contenido de los últimos diez años y las demás que ya no entren en rango para proceder a destruirlas.

2. Organizar de manera funcional (Seiton-Straighten)

Es decir, tener a la mano y perfectamente identificado lo que usamos con mayor frecuencia, llámese papelería, herramientas de trabajo, artículos del almacén, artículos de limpieza y que todos los involucrados en el uso de dichos artículos estén enterados de la manera en que están organizados. Pues hay ocasiones en que la gente pierde tiempo valioso buscando cosas que debería ser fácil encontrarlas si las tuviéramos ordenadas y con letreros que las identifiquen para no hacer tan complicada su búsqueda.

3. Limpieza constante (Seiso-Srub)

Dicen que un lugar limpio es el que menos se ensucia, así que todos debemos cooperar en una empresa para mantenerla limpia. Sin embargo hay gente que tiene cero sentido de la limpieza en un lugar de trabajo, por ejemplo en los baños, donde es común que la gente arroje el papel higiénico o para secado de las manos fuera de los contenedores de basura o que no le jalan al escusado y se van como sin nada.

También tenemos el mal hábito de esperar hasta que pase la gente del aseo para que limpien nuestro lugar de trabajo cuando con una toallita húmeda lo podríamos tener limpio todo el tiempo. Dejar la taza de café en los contenedores debería ser otra de las cosas que nos ayuden a mantener nuestro lugar siempre limpio, pues en un ambiente donde se respire a limpio trabajaremos mucho mejor.

4. Gestión visual y seguridad (Seiketsu-Systematize)

Consiste en organizar un comité dentro de la empresa que se encargue de realizar visitas periódicas en todas las áreas de la empresa, con el objetivo de hacer mejoras continuas dentro de la misma. Por ejemplo si notan que cierta parte de la empresa necesita tener mayor limpieza o hay muebles que obstaculicen las salidas de emergencia, de manera inmediata deberán notificarse para proceder al cambio. Recordemos que la exigencia de calidad y servicio al cliente también la debemos tener en nuestras propias instalaciones, así que la imagen jugará un papel importante en relación a como nos vemos nuestros clientes y proveedores de servicios.

5. Ser disciplinados todo el tiempo (Shitsuke-Standarize)

Cuando tratamos de establecer el housekeeping en nuestros centros de trabajo, debemos mantener una disciplina todos los días de la semana, no podemos tener una empresa de calidad unos días sí y otros no, tenemos que lograr que los buenos hábitos estén presentes todo el tiempo, pues parte del crecimiento personal y profesional consiste en ser autodisciplinados.

Si queremos mejorar nuestra cultura organizacional, solo hay que voltear a nuestro alrededor y notaremos que en nuestro propio espacio existe toda una serie de mejoras que podemos realizar en un breve período de tiempo, pero que hemos ido aplazando porque no le damos importancia a este tipo de asuntos, pero si todos nos empeñamos en tener espacios limpios, ordenados y seguros, les garantizo que esto se reflejará en una mejor productividad por parte de los empleados, en estar más a gusto y en crear un mejor ambiente laboral dentro de nuestra empresa.

Fuente:Merca 2.0