Project Management: primera etapa

La Etapa de Exploración y Evaluación (también conocida como Preventa, Presales, Conception and Selection y Conceptual) es la primera fase de la metodología de Project Management.

En esta etapa inicial, es necesario considerar los siguientes elementos:

Involucrados o stakeholders

Las personas involucradas en un proyecto (o stakeholders) son:

1. Un cliente (interno o externo)

2. Un equipo de ventas (si el proyecto es para un tercero)

3. Un equipo multidisciplinario que trabajará en la evaluación integral de la idea o concepto para preparar una propuesta de negocio

4. Un Project Manager (PM), encargado de liderar y coordinar los esfuerzos

5. Un comité evaluador de alta gerencia, responsable de seleccionar qué proyectos podrán implementarse

También es necesario considerar a otros stakeholders que pueden, en forma indirecta, ser afectados positiva o negativamente por el proyecto (por ejemplo, los vecinos de una comunidad que podrían sufrir la contaminación de una fábrica de celulosa).
 

Actividades a realizar

1) Sub-etapa de exploración y evaluación de la idea o concepto para un nuevo proyecto

Esta fase comienza cuando el cliente identifica la utilidad de encarar cierta iniciativa como una mejora logística, un nuevo proceso de evaluación de desempeño, la creación conjunta de un nuevo motor para dos empresas competidoras, etc.

Aquel que ha detectado la necesidad (ya sea un área de la organización o un actor externo) será el cliente del naciente proyecto.

El cliente debe entregar un informe (brief) conceptual de la iniciativa deseada, explicando su contenido, objetivos y utilidad.

Ahora bien, es evidente que no todas las ideas serán igualmente beneficiosas para la organización. Así, surge la necesidad de seleccionar los proyectos más adecuados y desechar los otros.

Con la información contenida en el Brief Conceptual, la empresa reunirá un comité de evaluación (compuesto por expertos en diversas disciplinas) para estimar la prefactibilidad de la idea y su alineación con la estrategia, cultura y filosofía de la organización.
 

2) Evaluación de factibilidad técnica y económico-financiera: preparación del Business Case

Una vez aprobada la prefactibilidad, el Project Manager encarará, junto con un equipo de proyectos, una segunda evaluación de mayor profundidad.

Generalmente, este equipo se compone por especialistas cedidos por diversas áreas funcionales (la negociación entre el líder del proyecto y los responsables de las áreas que ceden recursos será una constante a lo largo de todas las fases).

Todos los miembros deberán analizar en forma profunda la factibilidad técnica, tiempos aproximados y costos involucrados para cada una de sus especialidades y alertar sobre posibles riesgos de implementación.

Luego, en una serie de reuniones posteriores, se pondrán en común los resultados de los análisis de cada especialista.

Con toda esta información, el Project Manager (o la figura del "Bids and Proposals Manager", típica de empresas estadounidenses) preparará el documento final que será sometido a controles internos cruzados antes de ser presentado al cliente y/o al comité de evaluación de alta gerencia.

El Business Case debe contener información sobre el alcance (scope) del proyecto, los supuestos utilizados en su elaboración, un informe detallado de costos, estados de resultados y flujos de fondos descontados, indicadores de rentabilidad (valor presente neto, TIR, etc), un plan macro de implementación, responsabilidades de ambas partes y condiciones comerciales.

El camino hacia la etapa de planificación

Una vez aprobada la propuesta comercial, el proyecto tiene vía libre para pasar a la etapa de planificación detallada, previa a la implementación.

De aquí en más, el Project Manager tomará el liderazgo integral y tendrá que enfrentar una infinidad de situaciones y decisiones complejas. De su habilidad y experiencia dependerán, en gran medida, el éxito de la iniciativa.

En un próximo artículo, presentaremos la fase de planificación, fundamental para preparar el terreno para una ejecución exitosa.

Fuente: Por Eduardo Navarro, para Materiabiz.com