La capacitación ¿gasto o inversión?

¿Por qué, el empresario, en una gran mayoría, no está convencido de invertir en la capacitación de su personal? Hay, por supuesto, conocidas excepciones de empresas que lo hacen de manera planificada y continua, en algunos casos se debe al convencimiento de sus directivos de que es la mejor opción y en otros, obedece a cumplir con los requisitos que exigen las certificaciones de calidad.

¿Por qué capacitar a los empleados?. La razón fundamental consiste en darles conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Porque las empresas deben sentar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permita enfrentar en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Y para esto, no existe mejor medio que la capacitación, que también ayuda a alcanzar altos niveles de motivación, productividad, integración y compromiso en el personal.

Hoy más que nunca debemos entender que el éxito de una organización depende cada vez más del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores. Cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difícil de imitar, y sobre todo organizado, una empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas.

Un buen programa de capacitación empresarial, además de elevar la confianza y mejorar la moral, incrementa las ventas y logra excelentes relaciones con los clientes.

De nada sirve tener el mejor producto o servicio, con excelente calidad, precios convenientes, etc., si es calificado de esta forma únicamente por la empresa que lo ofrece, es decir, si los clientes no lo ven así.

Hay que lograr no sólo satisfacer a los clientes, sino aun más deleitarlos, ya que constituye la clave para lograr afianzar relaciones a largo plazo. Por ello resulta vital la capacitación del personal que se encuentra en contacto con los clientes y representan su imagen.

El temor de los empresarios a invertir en capacitación radica en no poder cuantificar los beneficios provocados por ésta; inclusive, algunos creen que intentar una medición específica puede tener más costos que beneficios.

La capacitación debería tener un análisis previo para evaluar en qué parte de la empresa es necesario mejorar o resolver un problema, o simplemente actualizar la información de todos los días. Por otro lado, resulta necesario expresar que los programas de capacitación deben realizarse a medida, de acuerdo a las necesidades de la empresa, ya que son los programas quienes tienen que adaptarse a la empresa y no lo contrario.

Para Hugo Mayer, director de Recursos Humanos de Siemens Chile, no hay dificultad que no se pueda resolver. Según su opinión, medir el retomo de la inversión en capacitación es necesario, ya que las acciones de formación están orientadas a mejorar el desempeño en los puestos de trabajo."Independientemente de si la medición es positiva o negativa, el resultado tiene una significación trascendente, porque permite saber si la decisión tomada ha sido la correcta o no", dice Mayer.

La evaluación de los cursos de capacitación sirve, entre otras cosas, para:

• Saber si el curso logró los objetivos.
• Entregar un informe de resultados sobre el evento.
• Definir las competencias adquiridas por los participantes.
• Identificar fuerzas y debilidades en el proceso.
• Determinar el costo/ beneficio de un programa
• Mejorar aspectos de la capacitación: materiales, métodos, instructores.
• Tomar decisiones sobre la continuidad del proceso.
• Planear la capacitación futura.

La capacitación debería tener un análisis previo para evaluar en qué parte de la empresa es necesario mejorar o resolver un problema, o simplemente actualizar la información de todos los días.

La evaluación es necesaria en los diferentes niveles:

1. A nivel empresarial, la capacitación es uno de los medios para aumentar la eficacia y debe proporcionar resultados como:

a. Aumento de la eficacia y eficiencia organizacional.
b. Mejoramiento de la imagen de la empresa.
c. Mejoramiento del clima organizacional
d. Mejores relaciones entre empresa y empleado
e. Facilidad en los cambios y en la innovación.

2. A nivel de los recursos humanos, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:

a. Reducción de la rotación del personal.
b. Reducción del ausentismo.
c. Aumento de la eficiencia individual de los empleados.
d. Elevación del conocimiento de las personas.
e. Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.

3. A nivel de las tareas y operaciones, los resultados esperados deben ser:

a. Aumento de la productividad.
b . Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
c. Reducción del ciclo de la producción.
d. Reducción del índice de accidentes.
e. Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos.

El retorno de la inversión

Cuantificar el impacto de un programa de capacitación en variables "duras" del negocio ha sido siempre una gran interrogante y un gran desafío. Si el entrenamiento ha funcionado, los efectos de un "mejor servicio" o de trabajadores "más contentos" para la empresa suelen quedarse en el nivel de las percepciones positivas. Pero, ¿es posible a la capacitación ponerle números y medirla en términos de balance financiero?.

El modelo ROI - Return on Investment- apuesta que sí. Pero, como es lógico, deben darse ciertas condiciones.

El ROI, es un indicador financiero que nos dice si el dinero que invertimos en algún negocio nos dio utilidades y a qué nivel. Un financiero sabe analizar los retornos de inversión sobre inversiones de capital.

En Recursos Humanos, el término ROI se utiliza en los últimos años y trata de entender si el dinero que se invierte en capacitación empresarial, es recuperado con nuevos conocimientos, habilidades y actitudes aprendidas en la capacitación. Es una metodología que sirve para medir el impacto y el retorno de la inversión en programas de capacitación y desarrollo de recursos humanos.

Actualmente es utilizado en más de 40 países para mejorar la efectividad y eficiencia de programas de desarrollo dentro de empresas privadas y organismos públicos. Si bien no es el único modelo que mide la inversión en capacitación, es el más extendido y las experiencias acumuladas apoyan su validez y aplicabilidad.

Otro modelo de evaluación de la capacitación, que está bastante difundido es el de Kirkpatrick, en él se consideran cuatro niveles de evaluación, cada uno relacionado con ciertos elementos del proceso integral de la capacitación:

1. De reacción o satisfacción, que da respuesta a la pregunta: "¿Le gustó la actividad a los participantes?"
2. De aprendizaje, que da respuesta a la pregunta:"¿Desarrollaron los objetivos los participantes en la acción de capacitación?"

3. De aplicación o transferencia, que da respuesta a la pregunta: "¿Están los participantes utilizando en su trabajo las competencias desarrolladas?"

4. De resultados, que da respuesta a la pregunta: "¿Cuál es el impacto operacional?". Si el impacto puede expresarse en unidades monetarias, se puede identificar el retorno sobre la inversión (ROÍ).

Fuente:Communicare