¿Cómo valorar el costo de tener software ‘in house’ en su compañía?

Quizás en este momento, usted se encuentre en medio del proceso de decidir la mejor forma para obtener una aplicación o un programa de software que le permita simplificar alguna operación al interior de su compañía.

Entre las opciones que seguramente ha hallado, está contratarla como servicio en la nube, adquirir el software ‘empaquetado’ o, por qué no, elaborarla desde ceros.

Si el caso es de software que aún no está en la nube –o que no es atractivo adquirirlo de esta forma–, la discusión se resume a comprar una solución desarrollada por un tercero o construirla desde ceros.

Ambos modelos tienen sus ventajas y desventajas. Si bien elaborar un software propio puede atender a requerimientos y estrategias muy particulares de su negocio, también su implementación podría tomar más tiempo del necesario y superar en costos a las soluciones previamente hechas.

Por su parte, el software ‘en cajas’ disminuye considerablemente el tiempo de adopción y suele responder a estándares que facilitan la migración de datos hacia los sistemas de otras compañías, como proveedores o socios comerciales. El precio no necesariamente es menor y, muchas veces, puede requerir una configuración de hardware superior, al incluir herramientas que rara vez se utilizan.

De acuerdo con Federico Hederich, gerente de mercadeo de la desarrolladora de software empresarial Open International Systems, es importante analizar el Costo Total de Propiedad (CTO), que se trata de un análisis de los valores directos, indirectos y recurrentes relacionados con la compra o implementación de herramientas tecnológicas en una empresa.

En este caso, el CTO involucra todos los procesos de negocio y productividad relacionados con el software, desde su adquisición y manejo, hasta su administración, soporte y mantenimiento. Este modelo fue desarrollado por Gartner, especialista mundial en procesos de negocios, en 1987.

Según Hederich, para analizar el CTO de una solución ‘hecha en casa’ frente a una desarrollada comercialmente por una productora independiente, es necesario valorar tres grandes factores que reflejan la inversión total a largo plazo: Costo de operación, Costo de mantenimiento y Costo de actualización.

Costo de Operación: Representa los costos de infraestructura y de las operaciones necesarias para que el software tenga el rendimiento, la facilidad de uso y la disponibilidad que se espera.

Para Hederich, un desarrollo interno requiere entre 12 y 24 meses de desarrollo. Una vez la aplicación esté lista, los mismos usuarios están encargados de evaluarla, antes de afinarla y añadirle más funcionalidades, para finalmente implantarla y salir al aire. Como es lógico, responde a los equipos y sistemas que tiene –o piensa tener– la compañía de acuerdo con su planeación estratégica.

Por su parte, en una solución de industria, la empresa no invierte tanto tiempo en su implementación, porque la aplicación viene lista, preconfigurada para ser instalada y con la opción de adicionarle nuevos módulos y características. En este caso, es mayor el tiempo que se invierte en modelar los proceso de negocios, seleccionar las actividades de una biblioteca de prácticas exitosas y en migrar los datos de la empresa. Para el experto, se trata de una inversión de operación más no en desarrollo.

Costo de mantenimiento: Cuando la empresa construye su propio software debe contar con un equipo de profesionales que conozcan su funcionamiento y brinden el soporte necesario. A esto se suman los gastos adicionales, en caso de requerir actualizaciones y nuevas funciones no estipuladas al comienzo.

En el caso de una solución de industria, basada en estándares reconocidos, el mantenimiento y el soporte son provistos por el fabricante. En este caso, recuerde que es necesario que no solo adquiera lo que requiere su empresa al momento de la compra, sino que además realice una proyección de sus requerimientos futuros: Cualquier adición posterior a la compra, suele tener un alto costo monetario.

Costo de actualización y mejora: Estos son costos adicionales que debe pagar una empresa para tener nuevas capacidades o herramientas, las cuales incluye mejoras, la integración con otras aplicaciones y servicios, y creación de extensiones (como adicionar capacidades de inteligencia de negocios).

Una aplicación ‘hecha en casa’ requerirá cierta inversión de tiempo para su mejoramiento, al tener que adaptarla a las nuevas necesidades. Por su parte, en una solución ‘empaquetada’, la desarrolladora de software suele trabajar continuamente en nuevas características y mejoras del producto, basados en la experiencia y en el continuo aprendizaje adquirido en implantaciones con distintos clientes y distintas necesidades, teniendo en cuenta los estándares de la industria. En ambos casos, la empresa deberá destinar un dinero adicional para la implementación.

Fuente:empresas.it