¿Cómo convertir prospectos en contactos?

crmsegumientoLa utilización de un CRM permite seguir la evolución de la relación con un posible cliente desde que se decide contactarlo. ¿Cuáles son las características que debe tener un software para aportar efectividad en este proceso?

Es común que una empresa adquiera un software CRM (Customer Relationship Management) para reemplazar sus apuntes manuales de seguimiento de contactos. Estos pueden ser tanto cuadernos o agendas personales, como carpetas o archivos en la computadora, planillas Excel, etc.

Normalmente se envía un correo a un posible contacto y esa información queda guardada en alguna bandeja del Outlook prolijamente clasificada. Luego enviamos algún presupuesto y guardamos el archivo Word o Pdf de una manera igualmente prolija en alguna otra carpeta. Si el lead o prospecto nos llama por teléfono, anotamos en alguna carpeta o cuaderno su llamado. Tal vez tengamos una planilla de cálculo para registrar estos eventos.

Pasan los días y seguramente queremos saber qué pasó con este posible contacto. Encontrar la información es sencillamente caótico, se pierde mucho tiempo o tal vez ni siquiera se encuentre. O peor: nos olvidamos de este prospecto y, cuando nos acordamos, se decidió por otro proveedor y ya no será cliente nuestro…

Hay que tener en cuenta algo importante: hemos perdido un cliente antes de que sea cliente. Es decir, cuando era un lead, prospecto o posible contacto. En este punto, la empresa decide que no puede perder más oportunidades: precisa urgente de un CRM.

Para que ese cliente no se pierda antes de ser un contacto, se debe tener en cuenta si el software a adquirir nos brinda esta posibilidad, cómo maneja la información, cómo trabaja con su historial y qué sucede cuando el prospecto se convierte en cliente.

Algunos tips a tener en cuenta:

1) Si la empresa intenta reclutar nuevos clientes, posiblemente realice una lista en Excel de los candidatos. Es importante que el software CRM a adquirir tenga la facilidad de importar leads o prospectos mediante planillas Excel.

2) Seguramente la empresa tendrá un contacto fluido con este prospecto, enviándole información, correos o realizando llamadas telefónicas. Es imprescindible llevar un historial automatizado donde cada vez que se lleve a cabo una de las acciones descriptas, se genere un historial de llamadas, correos, newsletters, etc., de fácil acceso.

3) Si se quiere enviar newsletters o información vía mail a un grupo de casillas, es fundamental que el software permita agrupar leads para realizar esta tarea.

4) Debe también permitir estadísticas sobre el seguimiento de prospectos en particular.

5) Y posibilitar el intercambio de información entre usuarios del sistema, es decir, que diferentes usuarios puedan realizar el seguimiento de este prospecto, para no dejar que se dilate el entusiasmo inicial y crezca la posibilidad de perderlo.

6) Por supuesto: si el prospecto se convierte en un contacto, en el software debería poder realizarse esta acción, sin perder la información previa pero sabiendo que ahora es un contacto y no un prospecto.

 

En síntesis, al momento de pensar en un software CRM, hay que tener en cuenta qué tan importante es el seguimiento de prospectos dentro de la empresa y consultar al proveedor cuáles son las facilidades que nos proporciona el software para lograr más fácilmente nuestro objetivo de atraer nuevos contactos.

Fuente: Materiabiz.com

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